Перемещение ОС (ДА-4)

Назначение документа “Перемещение ОС (ДА-4)“:
Используется для передачи серийных номеров Основных Средств (ОС) между МОЛами в одинаковых БЕ (например со склада ДРБ на склад ДРБ) с последующим формированием документа в SAP.

Роли, участвующие в работе над документом “Перемещение ОС (ДА-4)“:
Минимально работу над данным документом принимают сотрудники с ролями МОЛ и бухгалтер.

Очередность согласования документа “Перемещение ОС (ДА-4)”:

Если заводы отправителя и получателя различаются, то порядок согласования следующий:

1. Члены комиссии передающей стороны;
2. Заместитель председателя комиссии передающей стороны;
3. Председатель комиссии передающей стороны;
4. Руководитель организации передающей стороны;
5. МОЛ получатель;
6. Члены комиссии принимающей стороны;
7. Заместитель председателя комиссии принимающей стороны;
8. Председатель комиссии принимающей стороны;
9. Главный бухгалтер принимающей стороны;
10. Руководитель организации принимающей стороны.

Если заводы отправителя и получателя одинаковые, то порядок согласования такой:

1. МОЛ получатель;
2. Члены комиссии;
3. Заместитель председателя комиссии;
4. Председатель комиссии;
5. Главный бухгалтер;
6. Руководитель организации.

Порядок работы над документом “Перемещение ОС (ДА-4)”:

1. Формирование документа - МОЛ.
2. Заполнение согласующей комиссии - МОЛ.
3. Согласование комиссии.
4. Передача данных в SAP через интерфейс Track&Trace - бухгалтер.

Пошаговая инструкция по работе над документом “Перемещение ОС (ДА-4)”:

1. Формирование документа - МОЛ. Пользователь с ролью МОЛ выбирает “Перемещение ОС (ДА-4)” под кнопкой “Добавить” в разделе “Исходящие документы”. Документ доступен только из-под склада ОС пользователя. Пользователю открывается документ “Перемещение ОС (ДА-4)” на этапе “Редактирование документа”: В поле “Получатель” отправляющий МОЛ находит ФИО МОЛа, на которого будут передаваться основные средства. После выбора принимающего МОЛа отправляющий МОЛ заполняет поля “БС получателя”, “МВЗ”, “Основание”, “Дата документа”, ”№ документа” и прикладывает подтверждающие файлы в поле “Приложение: Файлы”: Далее в поле “Введите код ТМЦ” отправляющий МОЛ сканирует коды передаваемых ОС (в статусе “На складе”) и нажимает кнопку “Добавить код ТМЦ” (либо добавляет коды ОС альтернативным способом). Добавив все нужные серийные номера МОЛ приступает к заполнению данных по согласующей комиссии. ВАЖНО: если БС получателя отличается от БС отправителя, то после добавления серийного номера в рабочем теле документа появятся два новых поля: “УГД получателя” и “Принадлежность”. МОЛу отправителю нужно заполнить данные в этих полях.
2. Заполнение согласующей комиссии - МОЛ. После заполнения данных по документу и добавления серийных номеров передаваемых основных средств МОЛ заполняет данные по согласующей комиссии. МОЛ может указать:

• Председателя комиссии;
• Заместителя председателя комиссии (необязательно);
• Как минимум одного члена комиссии;
• Руководителя организации;
• Главного бухгалтера;
• МОЛ получатель заполняется автоматически на основании выбранного сотрудника в поле “Получатель”. Заполнив данные по согласованию МОЛ может выбрать одно из трех действий:
• Отмена - отменяет работу над документом, результаты нигде не фиксируются;
• Сохранить как черновик - результаты проделанной работы сохранятся в черновик, но не отправится на согласование. МОЛ может вернуться к работе над данным документом после сохранения;
• Отправить - созданный документ отправляется на согласование. Добавленные в документ коды ТМЦ перейдут в статус “В пути” до подписания получателем. Согласующая комиссия найдет данный документ у себя во входящих документах. ВАЖНО: если БС получателя отличается от БС отправителя, то в блоке согласующих появится две стороны - передающая и отправляющая. В таком случае из бухгалтеров нужно указывать только бухгалтера принимающей стороны, он же будет передавать данные в SAP, после приемки ОС принимающим МОЛом.

3. Согласование комиссии. После создания МОЛом документа и отправки на согласование документ «Перемещение ОС (ДА-4)» будет доступен для согласования указанным сотрудникам. Статус данного документа будет «На согласовании» и будет доступен для просмотра и согласования в разделе Документы – Входящие документы.
   Согласующему доступны две кнопки для согласования - “Отклонить” (в таком случае дальнейшая работа над документом прервется) и “Согласовать”.
   После нажатия на кнопку “Согласовать” документ перейдет на согласование к следующему сотруднику. Очередность согласования указана здесь.
   Если очередь на согласование данному сотруднику еще не пришла, то при попытке нажать на кнопку “Согласовать” будет выведено уведомление, с указанием того, кто текущий согласующий у данного документа. Когда очередь согласования документа дойдет до принимающего МОЛа, у данного сотрудника вместо стандартных кнопок “Отклонить” и “Согласовать” будут кнопки “Отклонить документ”, “Принять без сканирования” и “Сканировать коды”. При любом выбранном способе приемки документ отправится на согласование следующему сотруднику.
   
4. Передача данных в SAP через интерфейс Track&Trace - бухгалтер. Если заводы отправителя и получателя различаются, то по окончанию согласования всеми сторонами к работе над документом возвращается бухгалтер принимающей стороны. Статус у документа сменится на “Согласован”, при открытии документа у данного документа будет этап “Исполнение”. В правом нижнем углу документа бухгалтеру будет доступна кнопка “Передать в SAP”. После нажатия на эту кнопку на стороне SAP сформируются проводки, на основании которых основные средства перейдут МОЛу получателю в статусе “На складе”.
   Если заводы отправителя и получателя одинаковы, то по окончанию согласования всеми сторонами к работе над документом возвращается бухгалтер. Статус у документа сменится на “Согласован”, при открытии документа у данного документа будет этап “Исполнение”. В правом нижнем углу документа бухгалтеру будет доступна кнопка “Передать в SAP”. После нажатия на эту кнопку на стороне SAP сформируются проводки, на основании которых основные средства перейдут МОЛу получателю в статусе “На складе”.

FAQ:

• ВОПРОС: Я бухгалтер, документ находится на последнем этапе работы, я должен нажать на кнопку “Передать в SAP”. Нажимаю на кнопку “Передать в SAP”, но мне выходит ошибка “По таб.номеру не найдена учетка в SAP!”, что мне делать?
  ОТВЕТ: Вам необходимо подать заявку в базе SAP в Lotus, чтобы в модуле SAP HR по вашему табельному номеру привязали учетку в SAP.